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如何令沟通明确

时间:2011-12-19 15:53:00作者:四川人力资源网 来源:四川人力资源网 点击:179次

     管理者要如何给员工沟通,才能让他们之间没有矛盾,每次沟通都顺利呢?成人力资源管理师认为,管理者在每一次沟通都具备明确的目标。制定一个个人的长期战略沟通计划。不存在一个最好的方式,每一次沟通的内容都是独特的。下面的十个步骤会有所帮助。
  1.盘点。你沟通的水平如何?要搞清楚。请一些可信的专业人士评价你的沟通技巧。了解你传递出去的信息是否被人理解。在最严苛的听众面前练习重要的展示。 
      2.考虑你的听众。不是你而是你的听众在沟通 。一旦接收到你的信息,他们会进行“再创造”,所以你要为他们多加考虑。对经理们来说,最常见的听众包括员工、业务对象(消费者和竞争者),以及与公司事务相关的各方。
  据参与这项调查的经理们说,其员工最希望清楚了解经理所推荐的行动路径。他们希望那些行动步骤是“有意义的”。他们希望你说的话,不管以什么形式,都能被他们迅速而轻松地理解。
  3.明确你的目的。管理沟通的第一信条:一切都是为了说服。无论是写电邮,或者是与你小组的一位成员聊天,以及进行一次重要展示,你都可能是在说服听众采取行动。
  4.准备好你的信息。人力资源管理师告诫,你需要做到能够随时随地发布你的信息。
  你应当准备什么信息呢?参与这项调查的经理把大部分沟通时间和精力花在下列五组信息上: 公司文化:在这里我们如何做事。 财务成果:我们做得怎样,以及你能得到什么。
组织结构和层级:谁负责什么。 时间管理:我们应当怎样使用时间。 你对工作的认识:我在做什么,我为什么要做,对你意味着什么。
         一旦你确定了你需要发出哪些信息,你就要尽最大努力把每一条都做好。
  5.建立信誉。建立信誉涉及到使用适当的环境、适当的风格,显示你的激情、你内心的诚意。如果你正在面临一场危机,例如车间地面起火了,一定要告诉大家。然而,当你想要动员大家并获得支持时,用商量的口吻或者提议共同参与的方法会有效得多。这些经理人认为,虽然共同参与是说服人们的最有效方法,但有时你只需要吩咐、指导、检查,或扮演一个顾问角色。
  6.出人意料。你的材料也许能轻易得到,包括每周简报、季度报表、营销报告,或者战略文件。但是,千万不要把这些文件作为附件发送出去。当你在演讲时,也不要陷入直接宣读电子表格上的数据或者幻灯片的页面内容这样的陷阱。你需要把这些材料打造成引人注目的信息。要达到这种效果,你也许需要一个惊人的事实、一个打动人的统计数字、一个励志故事,或者一个强有力的象征或比喻。 
  7.准备、瞄准、发送。沟通渠道指的是你遇到的建立沟通的所有机会。一个渠道可以是内部的或是外部的(例如媒体),但也包括个人聚会、电邮、备忘录、通知板、会议、行业展览、公司停车场里的交谈、展示会,等等。
  你需要挑选那些能够增强信息效果的渠道,并确保你充分发挥了所选渠道的潜力。所有渠道都有其优点和缺点。
  8.保持简单。有效的沟通者都是简约大师。他们知道如何识别信息当中的核心元素。许多有效的沟通者使用故事,以简单、易记的形式传达他们的想法。故事可以起到启迪、激励、吸引和联结的作用,帮助听者让信息形象化,具有很强的象征力和“粘附力”(具体而易记)。故事让理念更加具体,常常诉诸视觉感官,不断触动情感。简单易记的形式当中常包含了多种理念。故事的最大价值就在于它的情感力量。
  9.讲出真相。愿意说出真相的人不多,愿意听到真相的人也不多。这其中有很多原因,但结果却是许多经理人发出的是“密码”讯息。CEO说,“我们是一个团队!”或者项目经理说,“我们准时完成并节约了开支。”这些信息令人迷惑,因为它们含混不清而且有谎言的嫌疑。
   10.做一个计划。把你的个人沟通计划看作是你的路线图。你知道自己想要去哪里,但是还需要到达那里的具体路线。这个计划就是你的沟通路线。它迫使你做长远考虑。
  为什么要费力做这项工作?因为只有这样你才会认清你的管理目标。要去了解你在沟通方面的优点和缺点,以及面临的挑战。制定一个评价战略来收集反馈,采用更有效的沟通方法。对你将要做的沟通工作要有所取舍,就不会手忙脚乱。要认清你的沟通对象是谁,你想要告诉他们什么,而且你要如何与他们沟通。以更好的倾听来获取你所需的影响力。一句话,做好沟通。